Im geschäftlichen Alltagsleben hat das E-Mail den normalen Geschäftsbrief schon fast vollständig verdrängt. Wir haben daher unseren Geschäftskunden schon vor Jahren geraten, E-Mails wie Geschäftsbriefe zu handhaben und auf diesen Pflichtangaben aufzubringen, wie sie auf Geschäftsbriefen vorgesehen sind. Schon immer galt dieses für Geschäftsbriefen von Gesellschaften aller Art, aber auch für Einzelkaufleute. Interessanterweise wurden seit der starken Verbreitung des Faxes diese Angaben vielfach unterlassen, indem man Deckblätter verwendete, die mit dem normalen Geschäftsbrief nichts zu tun hatten. Dabei wurden die Pflichtangaben in aller Regel wieder vergessen. Inzwischen verwenden viele für das Fax ihr Geschäftspapier, der einzig richtige Weg.

Wir haben unserer Mandantschaft schon vor Jahren empfohlen, auf E-Mails in der so genannten Autosignatur diese Pflichtangaben zu tätigen, obwohl es damals noch keine Pflichtvorschrift dazu im Gesetz gab. Das hat sich  mit dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister – EHUG – vom 10. Nov. 2006 geändert. Dieses ist zum 15. Nov. 2006 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht worden und zum 1. Januar 2007 in Kraft getreten.
Einführung des EHUG

Das EHUG hat drei Schwerpunkte. Zunächst werden Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister auf elektronischen Betrieb umgestellt. Zuständig bleiben die Amtsgerichte. Zwar ist für Anmeldungen nach wie vor eine öffentliche Beglaubigung erforderlich. Handelsregistereintragungen werden jedoch zukünftig elektronisch bekannt gemacht, was erhebliche Kosten spart.

Der zweite Schwerpunkt ist die Offenlegung der Jahresabschlüsse. Auch dieses geschieht zukünftig elektronisch und zwar nicht mehr bei den Amtsgerichten, sondern beim elektronischen Bundesanzeiger, zu erreichen unter www.ebundesanzeiger.de. Für die Übergangszeit bis 2009 ist auch noch die Einreichung in Papierform möglich. Das alles senkt die Kosten erheblich.

Dritter Schwerpunkt ist das elektronische Unternehmensregister, zu erreichen unter www.unternehmensregister.de. Darin können wesentliche publikations­pflichtige Daten eines Unternehmens online abgerufen werden. Der Abruf kostet pro Unternehmen 4,50 €. Dazu ist eine gesonderte Registrierung notwendig. Alles geht sehr schnell und einfach, eine wesentliche Erleichterung.

Pflichtangaben nun auch auf E-Mails notwendig

Mit dem EHUG ist jedoch auch durch die Hintertür das E-Mail dem Geschäftsbrief gleichgesetzt worden. Seit dem sind die IT- und Rechtsabteilungen in den Unternehmen im Dauereinsatz, denn stimmt der „elektronische Briefkopf“ nicht, drohen teure Abmahnungen. Die Industrie- und Handelskammern werden von Anfragen überschüttet. 2002, als für die Internetseiten von Unternehmen die Impressumspflicht eingeführt wurde, machten viele Unternehmen Fehler. Das nutzten viele Spezialisten unter den Rechtsanwälten zu massenhaften, profitablen Abmahnungen. Kosten von rund 2.000 € pro Fall waren durchaus üblich.

Zwar ist zu bezweifeln, dass das Vergessen von Pflichtangaben für Geschäftsbriefe ähnliche Folgen haben könnten wie die Missachtung Impressumspflicht für Web-Seiten. Denn betroffen ist der tatsächliche Schriftverkehr, der für Dritte bei weitem nicht so einsehbar ist, wie das Impressum der Web-Seite. Trotzdem sollten Sie vorbeugen. Wir empfehlen Ihnen dringend, quer durch Ihren gesamten Geschäftsbetrieb für eine einheitliche Signatur zu sorgen, die das Thema Pflichtangaben abdeckt.

Es reicht übrigens nicht, mittels E-Mail auf die Internetseite des Unternehmens zu verweisen. Die Angaben müssen im E-Mail selbst enthalten sein.

Welches sind die Pflichtangaben?

Selbständig Tätige (z.B. Handwerker), Freiberufler, Kleingewerbetreibende

Jeder im Geschäftsverkehr Tätige muss bei geschäftlichen E-Mails als Absender angeben (Details in § 15 b der Gewerbeordnung - GewO):

-    seinen Nachnamen und mindest einen Vornamen angeben. Familienname und Vorname sind in der gleichen Schreibweise wie im Personalausweis anzugeben. Doppelnamen sind vollständig und unverändert anzuführen.
-    eine ladungsfähige Adresse, unter dem ihn normale Post auch erreicht.
-    Eine Unternehmensbezeichnung (z.B. „Schreinermeister“, „Der gute Bäcker“ etc.) und die verwendeten Zusätze dürfen allerdings nicht den irreführenden Eindruck erwecken, das Unternehmen des Einzelkaufmanns sei im Handelsregister eingetragen.
-    Sinnvoll ist die Angabe von Telefon- und Telefaxnummern, auch eine Wiederholung der E-Mail-Adresse sowie eine Angabe der Internet-Adresse, sofern vorhanden.
-    Wird das E-Mail auch als Online-Rechnung verwendet, sind (zusätzlich neben der sinnvollen Bankverbindung) die Angaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz - UStG - anzugeben. So muss eine Steuernummer angegeben werden oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

BGB-Gesellschaft

Für eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts gilt § 15 b der GewO ebenfalls. Anzugeben sind:

-    der Name der BGB-Gesellschaft
-    die ausgeschriebenen Vor- und Familiennamen aller Gesellschafter
-    der Zusatz Gesellschaft des bürgerlichen Rechts oder GbR oder BGB-Gesellschaft ist zwar nicht vorgeschrieben, wird vielfach aber empfohlen. Er erübrigt sich bei solchen Organisationen, die üblicherweise als GbR zu verstehen sind (Rechtsanwalts- oder Steuerkanzleien).
-    Sinnvoll: Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adresse, Internet-Adresse, sofern vorhanden.
-    Wird das E-Mail auch als Online-Rechnung verwendet, sind (zusätzlich neben der sinnvollen Bankverbindung) die Angaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz - UStG - anzugeben (Steuernummer oder  Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).

Im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute

Nach § 37 a Handelsgesetzbuch - HGB müssen eingetragene Einzelkaufleute angeben:

-    eine Angabe zu der Eintragung im Handelsregister, wenn diese tatsächlich erfolgt ist (regelmäßig der Inhaber + Zusatz). Nachnamen und mindestens einen Vornamen des Inhabers. Familienname und Vorname sind in der gleichen Schreibweise wie im Personalausweis anzugeben. Doppelnamen sind vollständig und unverändert anzuführen.
-    Ferner ist hier notwendig der Zusatz, der einen Hinweis auf die Eintragung gibt. Z. B. ist der Zusatz „eingetragener Kaufmann“ oder e. K. zu verwenden.
-    Neben der Registernummer ist das Registergericht (Amtsgericht - Registergericht - NN) anzugeben.
-    eine ladungsfähige Adresse, unter dem ihn normale Post auch erreicht.
-    Sinnvoll: Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adresse, Internet-Adresse, sofern vorhanden.
-    Wird das E-Mail auch als Online-Rechnung verwendet, sind (zusätzlich neben der sinnvollen Bankverbindung) die Angaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz - UStG - anzugeben (Steuernummer oder  Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).

Offene Handelsgesellschaft - oHG

Es gilt § 125a HGB. Anzugeben sind:

-    Firma, wie im Handelsregister eingetragen,
-    ein Zusatz mit Hinweis auf die offene Handelsgesellschaft, der in diesem Fall allerdings abgekürzt werden kann auf OHG.
-    Zu beachten ist, dass neben der Adresse auch der Sitz anzugeben ist, auch wenn er identisch ist mit dem Ort, an dem der geschäftliche Betrieb unterhalten wird.
-    Ferner sind Angaben zum Registergericht sowie die Registernummer anzugeben (Beispiel: Möbel Maier OHG, Sitz München, Amtsgericht – Registergericht – München, HRA 1234).
-    Sinnvoll: Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adresse, Internet-Adresse, sofern vorhanden.
-    Wird das Formular als Rechnung verwendet, sind wiederum Umsatzsteuerangaben erforderlich, § 14 USTG (Steuernummer oder USt-ID).

Kommanditgesellschaft - KG

Bei einer Kommanditgesellschaft gilt dasselbe wie bei der OHG. Rechtsgrundlage hierzu sind die §§ 177 a, 125 a HGB.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung - GmbH

Nach § 35a GmbHG sind als Pflichtangaben auch in E-Mails anzugeben:

-    Firma (wie im Register eingetragen, wichtig für Schreibweise, Abkürzungen und Zusatz GmbH)
-    Geschäftsadresse
-    zusätzlich auch der Sitz, auch wenn er identisch ist mit dem Ort, an dem der geschäftliche Betrieb unterhalten wird.
-    Angaben zum Registergericht sowie die Registernummer  (Beispiel: Möbel Maier GmbH, Sitz München, Amtsgericht – Registergericht – München, HRB 1234).
-    Namen sämtlicher Geschäftsführer mit Vor- und Zunamen
-    Hat die Gesellschaft einen Aufsichtsrat, so ist der Aufsichtsratsvorsitzende zu nennen.
-    Sinnvoll: Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adresse, Internet-Adresse, sofern vorhanden.
-    Wird das Formular als Rechnung verwendet, sind wiederum Umsatzsteuerangaben erforderlich, § 14 USTG (Steuernummer oder USt-ID).

GmbH & Co. KG

Die Rechtsgrundlage hierfür ist § 177 a, § 125 a HGB und § 35 a GmbH-Gesetz:

-    Alle Angaben wie bei der KG
-    Außerdem alle Angaben zur persönlich haftende Gesellschafterin, bei der es sich um eine GmbH handelt, also Name, Sitz, Registergericht, Registergerichtsnummer und zusätzlich auch noch sämtliche Geschäftsführer, die ja Geschäftsführer der GmbH sind (Beispiel: ABC Versand GmbH & Co. KG, Sitz München, Amtsgericht – Registergericht – München HRA 1234, persönlich haftende Gesellschafterin: ABC Verwaltungs-GmbH, Sitz München, Amtsgericht – Registergericht – München, HRB 5679, Geschäftsführer: Michael Meier).
-    Soll das Muster auch noch als Rechnung verwendet werden, sind wiederum Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach § 14 USTG anzugeben.

Aktiengesellschaft - AG

Bei einer Aktiengesellschaft gilt dasselbe wie bei der GmbH. Rechtsgrundlage ist hier § 80 Aktiengesetz:

-    Firma (wie im Register eingetragen, wichtig für Schreibweise, Abkürzungen und Zusatz GmbH)
-    Geschäftsadresse
-    zusätzlich auch der Sitz, auch wenn er identisch ist mit dem Ort, an dem der geschäftliche Betrieb unterhalten wird.
-    Angaben zum Registergericht sowie die Registernummer .
-    Namen sämtlicher Vorstandsmitglieder mit Vor- und Zunamen. Soweit der Vorstand einen Vorsitzenden hat, ist die entsprechende Person auch so zu kennzeichnen.
-    Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden (Beispiel: ABC Verlag AG, Sitz München, Amtsgericht – Registergericht – München, HRB 1234, Aufsichtsratsvorsitzender: Karl Müller, Vorstand: Klaus Meier (Vorsitzender), Elisabeth Schulze, Karl Krause).
-    Sinnvoll: Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adresse, Internet-Adresse, sofern vorhanden.
-    Wird das Formular als Rechnung verwendet, sind wiederum Umsatzsteuerangaben erforderlich, § 14 USTG (Steuernummer oder USt-ID).

Was tun bei Abmahnungen?

Sollten Sie eine Abmahnung erhalten, weil Ihre E-Mails angeblich nicht diese vollständigen Angaben enthalten, so zahlen Sie auf keinen Fall, ohne vorher juristischen Rechtsrat eingeholt zu haben. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Natürlich hilft auch Ihre örtliche Handelskammer, die aber wegen der Fülle der Anfragen wohl momentan überlastet sein dürfte.

Wie richte ich eine Autosignatur ein, um die Angaben nicht ständig manuell einfügen zu müssen?

Professionelle Hilfe erhalten Sie von Ihrem IT-Berater oder Ihrer IT-Abteilung. Sie können jedoch auch dafür sorgen, dass die Mitarbeiter dieses selbst in ihrem E-Mail-Programm vornehmen. Dazu sollten Sie ein Rundmail an alle Mitarbeiter verschicken, indem Sie auf das Problem hinweisen, und zugleich Ihren Vorschlag für eine Standard-Signatur unterbreiten (auch wichtig für die Corporate Identity).

Nochmals: Es reicht nicht, mittels E-Mail auf die Internetseite des Unternehmens zu verweisen. Die Angaben müssen im E-Mail selbst enthalten sein.

Sofern Sie Microsoft Outlook als E-Mail-Programm verwenden, sind folgende Schritte vorzunehmen:

-    Der jeweilige Benutzer muss Outlook öffnen und zwar den „Posteingang“.
-    Unter dem Menüpunkt „Extras“ in der Kopfzeile ist die Auswahl „Optionen….“ anzuklicken.
-    Unter Optionen ist die Auswahl „E-Mail-Format“ (kleiner Reiter in der Kopfzeile) auszuwählen.
-    Im unteren Teil des jetzt geöffneten Fensters werden dann die „Signaturen“ erwähnt. Sie können hier wählen die Signatur
°    für neue Nachrichten und
°    für Antworten und Weiterleitungen.
(Ist noch keine Autosignatur eingerichtet, steht in beiden Feldern „keine“.)
-    Bitte drücken Sie auf den Knopf „Signaturen….“.
-    Das nächste Fenster zeigt, welche Signaturen schon eingerichtet sind. Entweder bearbeiten Sie eine bereits vorhandene Signatur oder Sie richten mit dem Knopf „neu…“ eine neue Signatur ein.
-    Im nächsten Fenster können Sie einen Namen für die neue Signatur aussuchen. Sie können dann auch noch auswählen, ob Sie eine Vorlage verwenden. Ist die Signatur neu, so empfiehlt sich keine Vorlage. Klicken Sie dann auf „weiter“.
-    Im nächsten Fenster können Sie dann den Text im Einzelnen ausformulieren. Sie können dabei Schriftart, Fettdruck und dergleichen verwenden. In diesem Feld müssen dann alle Angaben enthalten sein, die für Ihr Geschäft gelten, also neben der (sinnvollen) Grußformel, Namen des Betroffenen und seiner telefonischen Durchwahldaten die juristischen Pflichtangaben für das Unternehmen/Geschäft, also vollständiger Name, Anschrift, gegebenenfalls Registernummer, Geschäftsführer und dergleichen. Ein Tipp: Schreiben Sie alles in Word vor und fügen Sie den fertig formatierten Text mit „Kopieren“ und „Einfügen“ hier ein.
-    Sie schließen alles ab mit dem Knopf „fertigstellen“. Im nächsten Fenster können Sie den Text dann noch einmal lesen in der Vorschau, drücken Sie anschließend OK.
-    Sie müssen dann noch einrichten in dem Feld „Optionen“, ob die Signatur nur für neue Nachrichten gelten soll oder auch für Antworten und Weiterleitungen. Wir empfehlen, die Autosignatur trotz des vielen Textes auch für Antworten und Weiterleitungen zu nutzen, da Sie ggf. eine geschäftliche Anfrage per E-Mail direkt als Antwort auf diese eingehende E-Mail beantworten. Sie sind dann bereits „im Geschäftsverkehr“ und müssen für diesen Geschäftsverkehr Ihre Daten verwenden, zumindest beim ersten Mal. Darauf können Abmahnvereine abstellen. Wenn Sie hier Ihre Pflichtangaben verwenden, sind Sie auf der sicheren Seite.

Testen Sie alles zum Schluss mit dem Einrichten einer neuen E-Mail bzw. mit der Weiterleitung einer bekannten E-Mail. Sie sehen dann, ob Ihre Autosignatur mit allen notwendigen Anlagen richtig erscheint.